Una liquidación final no es un porcentaje único. Empiece identificando la vía jurídica de terminación y la antigüedad, y luego utilice la calculadora del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social (MTESS). La calculadora es útil porque separa salario pendiente, vacaciones, aguinaldo, preaviso, aportes al Instituto de Previsión Social (IPS) e indemnización. No decide por sí sola si el trabajador renunció, fue despedido con causa, fue despedido sin causa o se retiró por una causa legalmente justificada.
Esta guía se refiere al empleo privado ordinario regido por el Código del Trabajo. El empleo público, regímenes especiales, contratos a plazo fijo y trabajadores con estabilidad especial pueden requerir reglas adicionales.
Clasifique primero la terminación
| Situación | Revisión típica | Lo que no se deriva automáticamente |
|---|---|---|
| El trabajador renuncia voluntariamente | Salario pendiente, vacaciones devengadas y aguinaldo proporcional; comprobar también si dio el preaviso exigido | Indemnización ordinaria por despido injustificado |
| El empleador despide sin justa causa | Salario pendiente, vacaciones y aguinaldo, más indemnización y pago sustitutivo del preaviso cuando fue omitido | El resultado de la calculadora no prueba la causa jurídica |
| El empleador despide con justa causa | Salario pendiente, vacaciones devengadas y aguinaldo proporcional siguen necesitando revisión separada | Indemnización y preaviso no se deben simplemente porque terminó la relación |
| El trabajador termina por una justa causa prevista en la ley | El artículo 85 remite a indemnizaciones equivalentes a las del despido injustificado y la falta de preaviso | La causa alegada debe cumplir realmente el supuesto legal |
Por ello, el expediente debe mostrar quién terminó la relación, cuándo y por qué causa declarada. Una carta de despido, una renuncia, un correo electrónico o un incidente documentado puede importar más que el primer total que muestre una calculadora.
Plazos de preaviso para un contrato por tiempo indefinido
El artículo 87 del Código del Trabajo utiliza las siguientes franjas de antigüedad:
| Servicio continuo | Plazo de preaviso |
|---|---|
| Después del período de prueba y hasta 1 año | 30 días |
| Más de 1 y hasta 5 años | 45 días |
| Más de 5 y hasta 10 años | 60 días |
| Más de 10 años | 90 días |
Si el empleador omite el preaviso obligatorio, el artículo 90 generalmente exige pagar una suma equivalente al salario del período de preaviso. Si lo omite el trabajador, el mismo artículo generalmente establece un pago al empleador equivalente a la mitad del salario correspondiente al preaviso omitido. La aplicación concreta sigue dependiendo del tipo de contrato y de la causa de terminación.
Indemnización por despido injustificado
En un despido ordinario sin justa causa, el artículo 91 fija una indemnización de 15 salarios diarios por cada año de servicio, aplicando la regla legal de la fracción de seis meses. El artículo 92 utiliza como base el promedio de los salarios devengados durante los últimos seis meses, o el período menor efectivamente trabajado si el contrato duró menos de seis meses.
Una estructura útil es:
Días de indemnización = 15 × años de servicio computados según la regla legal de fracción.
Utilice la calculadora del MTESS para aplicar el valor diario y la antigüedad al expediente real, especialmente cuando el salario varía.
A los diez años, deje de usar el atajo ordinario
El trabajador que cumple diez años continuos con el mismo empleador adquiere estabilidad especial conforme al artículo 94. El despido deja entonces de ser simplemente un caso ordinario de «15 días por año». El Código crea una vía especial cuando se alega justa causa y, si esa causa no se demuestra, pueden surgir la reposición y otras consecuencias; en determinadas situaciones la ley prevé doble indemnización.
Regla práctica: con diez años continuos o más, no dependa solamente del resultado de la calculadora estándar. El régimen de estabilidad merece una revisión jurídica separada.
Revise por separado los componentes de la liquidación
Salario pendiente. Determine los días o períodos de pago no abonados a partir de la nómina y los registros de asistencia.
Aguinaldo. Si la relación termina antes de fin de año, el artículo 243 del Código del Trabajo exige revisar el aguinaldo proporcional devengado hasta esa fecha.
Vacaciones devengadas y no utilizadas. Si el contrato termina antes de que se hayan utilizado las vacaciones ya causadas, el artículo 221 exige compensación en dinero y contiene una consecuencia especial cuando el despido ocurre después del período legal previsto para otorgarlas.
Vacaciones proporcionales antes de completar un año de servicio. El artículo 221 las contempla expresamente cuando el contrato termina antes del año por una causa imputable al empleador. No las añada automáticamente a toda renuncia voluntaria.
Preaviso. Aplíquelo únicamente cuando el tipo de contrato, la causa de terminación y el preaviso efectivamente dado u omitido lo hagan procedente.
Indemnización. Aplique únicamente la indemnización respaldada por la causa real y por el régimen de estabilidad correspondiente.
IPS. Concile cualquier campo de IPS que aparezca en la calculadora con la nómina y los registros de aportes.
Ejemplo: tres años, despido injustificado y sin preaviso
Suponga un trabajador ordinario con contrato por tiempo indefinido y exactamente tres años continuos de servicio que es despedido de inmediato sin justa causa. Además del salario pendiente, aguinaldo y vacaciones, hay dos componentes que requieren atención:
- Preaviso: más de un año y hasta cinco años corresponde a 45 días; si se omitió completamente, debe revisarse el pago correspondiente.
- Indemnización: tres años de servicio computados producen 45 salarios diarios de indemnización bajo la fórmula básica, utilizando la base salarial legal.
El ejemplo es deliberadamente simple. Un salario variable, una causa discutida, una fracción de seis meses, un contrato especial o diez años de servicio cambian el análisis.
La calculadora del MTESS es una herramienta de comprobación, no una sentencia
Tenga preparados estos registros:
- fechas de ingreso y salida;
- causa de terminación y el aviso escrito que la respalde;
- registros salariales, especialmente de los últimos seis meses;
- días no pagados;
- historial de vacaciones;
- preaviso efectivamente dado u omitido;
- aguinaldo ya pagado;
- registros del IPS.
El artículo 93 también obliga al empleador a entregar gratuitamente al terminar la relación una constancia laboral que indique, como mínimo, las fechas de inicio y fin, la clase de trabajo y los salarios devengados en el último período de pago. A pedido del trabajador, también debe expresar su desempeño y la causa de terminación.
El orden fiable es, por tanto: causa de terminación → antigüedad → conceptos salariales pendientes → preaviso → indemnización → regímenes especiales. Solo entonces el total adquiere sentido.